Hier volgt het verslag van de startbijeenkomst Toolbox Maatschappelijk Vastgoed (Toolbox MV) van donderdag 1 september 2011 in De Observant te Amersfoort
Marc van Leent (Bouwstenen voor Sociaal) opent de bijeenkomst met een schets van de achtergrond en opzet van de toolbox.
Bevindingen ten aanzien van vastgoedmanagement:
- Uit een peiling op de site van Bouwstenen voor Sociaal blijkt dat meer dan de helft van de respondenten vastgoedmanagement geen apart vak vindt.
- Personen die werkzaam zijn in het vastgoedmanagement hebben vaak een (heel) andere achtergrond.
- Er zijn al veel tools die binnen het vastgoedmanagement gebruikt worden, de toolbox heeft als doel deze tools breed beschikbaar te stellen.
Patrick de Kort en Walter Rozendaal (Instituut voor Vastgoedmanagement) vervolgen:
- Doel Toolbox: Vastgoedmanagement professionaliseren
- Uitgangspunt: praktisch, operationeel, puur alleen gericht op vastgoed, beperkt zich tot de stenen
- Eerste stap is bewustwording. Op welk niveau van vastgoedmanagement zit ik? Met behulp van het model van Joroff die de niveaus onderverdeeld in uitvoerder (nadruk op techniek), controller (nadruk op kosten), handelaar (nadruk op de gebruiker), ondernemer (nadruk op de omgeving) en strateeg (nadruk op integraal vastgoedmanagement). Meesten van de aanwezigen bevinden zich binnen het niveau van controller of handelaar. (Zie ook de presentatie in de bijlage)
- Opmerking vanuit de zaal: de termen handelaar etc. zijn niet bekend bij gemeentelijke ambtenaren.
Vervolgd wordt met interactie met zaal. Er wordt een vijftal vragen gesteld.
1. Wat zijn de kansen en knelpunten in het maatschappelijk vastgoedmanagement?
Kansen: Delen van kennis,bewaken van kwaliteit, de verkokering binnen gemeenten doorbreken, afstoten van verliesgevende panden/kostenbesparing, opdrachtgever-opdrachtnemerschap goed regelen, meer effectiviteit (aansluiten bij de beleidsdoel/organisatiedoelen), bewustwording (inzicht verschaffen waar je staat), economische crisis verhoogd de druk efficiënter te werken.
Knelpunten: Verkokering binnen gemeenten (complexiteit van afdelingsdenken, traditioneel beleid vs VGM), verliesgevende panden, de omgeving moet het nut ervan inzien
2. Welke fase zitten de deelnemers (of de klanten)?
(op schaal van Joroff - Uitvoerder/Controller/Handelaar/Ondernemer/Strateeg)
Het zwaartepunt verschilt per groep, maar lijkt ook binnen afdelingen/teams te verschillen. Meesten zitten op het niveau Controller en Handelaar (of de klanten zitten op dat niveau).
3. Welke tools heeft men in gebruik (of de klant)?
- Standaard huurovereenkomsten
- Huurprijsvaststellingsmethodiek
- Demarcatielijsten
- Aanbesteden van contracten
- MeerJaren Onderhouds Planningen
- MeerJaren Perspectieven (gebruik/onderhoud/beleid)
- ROZ/IPD Benchmark
- Sleutelbeheer
- Contractbeheer
4./5. Welke Tools kunnen verbeterd/ontwikkeld worden? Aan welke tools is nog behoefte?
- Tool voor Ontkokering! (meer specifiek; op welke wijze kan de toolbox een bijdrage leveren aan ontkokering? Daarbij worden meer concreet Tools genoemd als 'dezelfde taal leren te spreken', 'gemeenschappelijke doelen te formuleren', 'houding/gedrag tov elkaar te veranderen'.
- Tool om Publiek en Privaat te scheiden (meer transparantie)
- Processen en procedures
- Spiegel kunnen voorhouden/diagnose kunnen stellen (onderzoek)
- Basisadministratie opzetten (begrippen definiëren)
- Revisiegroep / recenties tonen
- 'Übertool' die allerlei administraties verbindt en van waaruit Management Informatie kan worden gegenereerd / dashboard functie.
- Klanttevredenheid
- Effectiviteitmetingen (van beleid)
Tot slot wordt met de aanwezigen teruggeblikt op de bijeenkomst en gekeken hoe de Toolbox in de toekomst verder kan gaan. De volgende punten komen aan de orde:
- Tools recenseren (tools in de praktijk testen en dan review over schrijven, zodat kwaliteit van de tool duidelijk wordt). Ervaringen met tools delen.
- Nieuwe tools ontwikkelen vs delen van tools met elkaar of allebei?
- Hoe exclusief houden we de toolbox? Afweging financiering toolbox vs. op grote schaal bewustwording willen bereiken
In oktober 2011 zal een Plan van Aanpak worden verspreid onder de geïnteresseerden, waarin de punten van onduidelijkheid helder worden. Op basis van dit Plan van Aanpak kan men definitief beslissen mee te doen met de Toolbox Maatschappelijk Vastgoed.
