Een informatiemanager op de afdeling is handig voor iedereen binnen de afdeling, zegt Bob Proper, dataspecialist vastgoed bij Bedrijfsvoering Drechtsteden (gemeente Dordrecht). “Zonder informatiemanager raken mensen in hun werk de draad kwijt, gaat waardevolle kennis verloren en is het lastig samenwerken.”
Rol duidelijk beleggen
Bob: “We hebben als onderdeel van de gemeente Dordrecht een team dat het vastgoed beheert, ook op strategisch niveau. Het is van belang binnen zo’n team de rol voor het informatiemanagement duidelijk bij iemand te beleggen, eventueel bij meerdere mensen in een grote gemeente. Die rol ligt in de praktijk vaak bij iemand die er interesse in heeft of tijd voor over heeft, maar als diegene vertrekt of zijn of haar interesse verliest, gebeurt er vaak niets meer met de data. Dan raak je de draad kwijt, gaan mensen het niet meer gebruiken en verouderd de data. Dan heb je eigenlijk alles voor niks gedaan.”
Collega kan direct aan de slag
Bob licht toe wat de rol inhoudt: "Een informatiemanager beheert informatie en legt die vast. Zo kan iedereen zijn werk doen, blijft informatie bewaard en kan een nieuwe collega direct aan de slag. Een informatiemanager speelt een belangrijke intern én extern rol, bijvoorbeeld richting contractpartijen waarmee afspraken zijn gemaakt over het aanleveren van data of werkbonnen in een bepaald format.”
Ongestructureerd bezig
Bob: ”Zonder afspraken over hoe je informatie vastlegt, ontstaat een kakofonie aan gegevens waar je niets mee kunt. Je vervalt in oude manieren van werken. Iedereen beheert zijn eigen data en mapjes. Gegevens worden ad hoc opgehaald uit eigen systemen, vaak via draaitabellen en excel-lijsten met een mix van oude en nieuwe data. Je bent dan wel digitaal bezig, maar niet op een gestructureerde manier.”
Duidelijke signaal-vragen
"Mag ik zien welke offertes zijn opgevraagd? Welke partijen zijn benaderd? Zit er een onderhoudscontract bij en mag ik dat inzien?” Bob: “Als het voor een organisatie lastig is zulke informatie direct te leveren, is dat een duidelijk signaal dat er behoefte is aan een informatiemanager of op zijn minst een goede informatiestructuur.” Bob voorziet de organisatie van die structuur en zorgt ervoor dat collega’s snel antwoord krijgen op veel voorkomende vragen, onder andere via dashboards. Hij deelt zijn kennis en ervaring in het Bouwstenen-netwerk voor informatiemanagers en maakt op deze wijze ook gebruik van de kennis en ervaring elders in het land.
Informatiemanagers kunnen meedoen!Op 4 september 2025 komt het nieuwe Bouwstenen-netwerk voor informatiemanagers bijeen. Heb jij die rol bij een gemeente, wil je kennismaken met collega’s in het land en een keer meedoen? Bel dan met Renee Petiet via 06 24 09 04 28 |
|
Meer informatie
- Publicatie: De rol vastgoedinformatie managen uit 'Rollen in het vastgoedmanagement' (Bouwstenen, 2017)
- Netwerk: Informatiemanagers
- Ontwikkelwerk: In Control, over informatie voor vastgoed- en facilitymangers
- Publicaties: Oa jaarlijks over informatiemanagement
