Impressie: Vastgoedinformatiesystemen

Impressie: Vastgoedinformatiesystemen

Gemeenten, zorgorganisaties, corporaties, scholen en kinderopvanginstellingen hebben voor hun inhoudelijke en financiële beslissingen behoefte aan een goed vastgoedinformatiesysteem. Maar hoe kies je het juiste systeem? In deze parallelsessie komen de verschillende vragen aan de orde waar partijen mee worstelen. Ze gaan in gesprek met Thijs van der Spil van Twynstra Gudde, die zelf geen systemen levert, maar precies weet wat er in de markt te koop is.

Specificatie van de vraag
Eerste vraag is hoe je als organisatie richting leverancier het beste je behoefte aan een systeem kunt specificeren; tot in detail of op hoofdlijnen. Conclusie: een opdrachtgever moet richting een leverancier vooral het probleem aangeven dat hij met het vastgoedsysteem wil oplossen en hoeft deze oplossing niet zelf volledig te specificeren. “Ga niet op de stoel van de leverancier zitten.”

Uitproberen
Een tweede vraag is welke mogelijkheden een opdrachtgever in het keuzeproces heeft, alvorens hij een daadwerkelijke keuze maakt. Er komen mogelijkheden aan de orde als:

• Pilot
• Proof of concept: een idee wordt snel en globaal uitgewerkt als demonstratie waar mee kan worden gewerkt; het is nog niet volledig maar laat wel zien dat het kan
• Marktconsultatie
• Referentiebezoeken

De aanwezigen spreekt daarbij vooral proof of concept aan. Het biedt enerzijds een goede indruk van de mogelijkheden van het systeem, anderzijds zit je als opdrachtgever nog niet aan de leverancier vast.

Koppeling van systemen
Vervolgens komt de koppeling tussen systemen aan de orde. En dan vooral de koppeling van het vastgoedinformatiesysteem van de leverancier aan het financiële systeem van de opdrachtgever. Technisch is dat dankzij XML geen probleem meer. Het is vooral dat de ICT-afdeling bij een instelling informatie wil van de leverancier over de interfaces, de modules en de eventuele risico’s. De aanwezigen vinden dat daarom zowel de vastgoedafdeling als de ICT-afdeling bij de opdrachtgever moeten meedenken over de uiteindelijke keuze.

Voorselectie
Hoe maak je uiteindelijk een voorselectie? Daarvoor zijn een aantal handvaten:

• Referenties. Bestudeer de referenties van de leverancier op de site.
• Gedachtegoed en achtergrond. Is de leverancier vanuit een facilitaire achtergrond ontstaan, dan heeft hij wsl. veel met technisch beheer en onderhoud. Ook de terminologie die de leverancier hanteert kan een aanwijzing zijn.

Best lastig
Tijdens de sessie blijkt duidelijk dat de keuze voor het juiste vastgoedinformatieysteem nog altijd een lastige kwestie is voor organisaties. De aanwezigen hebben behoefte aan informatie over:

• het proces tot aan gunning en op welke manieren je gebruik kunt maken van de mogelijkheden van marktconsultatie: wat is daar belangrijk bij (wetgeving) en hoe voorkom je in het vervolg problemen (transparantie proces en resultaat)?
• soorten koppelingen tussen systemen en het goed specificeren van de behoefte daaraan richting leverancier en richting eigen ICT-afdeling. Daarbij gaat het vooral om financiële koppelingen.
• passende systemen bij een bepaald soort profiel van een organisatie (omvang, werkzaamheden e.v.).

Om te doen
De aanwezigen geven aan het overzicht van vastgoedinformatieystemen op de Bouwstenen-site erg te waarderen, vooral omdat er ook bij staat welke systemen op welke niveaus inzetbaar zijn (strategisch, tactisch, operationeel). Ze vinden het belangrijk dat dit overzicht zo compleet mogelijk is en dat het regelmatig wordt geupdate. Wel zouden ze graag handvatten zien waarmee ze de systemen tussentijds kunnen evalueren en waarmee ze goed kunnen beoordelen of het nog aansluit bij de behoeften van de organisatie in de huidige tijd.